Pengertian Teknik dan Dokumentasi Sistem
Teknik
sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan.
Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan
pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi
berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan
(kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.
Penggunaan Teknik – Teknik
Sistem :
·
Penggunaan Teknik Sistem Dalam
Auditing
Lazimnya,
audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya
disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir
seerapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi.
Komponen
audit yang kedua adalah Audit Laporan Keuangan. Audit laporan
keuangan melibatkan pengujian substantif. Pengujian subtantif merupakan
verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.
·
Evaluasi Pengendalian Internal
Auditor
membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen.
Flowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat
digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan
dalam bentuk kolom-kolom untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan
oleh setiap entitas.
·
Pengujian Kepatuhan
Seorang
auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi,
menilai efektivitas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Oleh karena
itu, auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk
mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram
hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan
metode matriks.
·
Kertas Kerja
Kertas
Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan dalam
proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan
yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh
auditor.
·
Penggunaan Teknik Sistem dalam
Pengembangan Sistem
Proyek
pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem,
desain sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup
analisis sistem,perancangan sistem,dan programer.
Implementasi
sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi,
serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk
memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.
·
Analisis Sistem
Tanggung
jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik
wawancara, kuesioner, review dokumen, dan observasi.
·
Desain Sistem
Desain
sistem melibatkan penyusunan sistem secara lengkap dan utuh. Sebagaimana
seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga
membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses, alat tersebut dapat berupa
matriks input/output, flowchart sistem dan diagram alur data.
·
Implementasi Sistem
Implementasi
sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas yang
biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel,
pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara
detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan
standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.
3. Teknik-teknik Sistem
beserta contoh simbol-simbol yang digunakan :
Flowchart
merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan
diagram symbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah
sistem.
a. Bagan
Arus (Flowchart)
Flowchart
digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Pemakaian yang meluas
ini memicu perlunya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan
Simbol-simbol
ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan data. Symbol khusus dapatdigunakan
untuk menggantikan simbol dasar guna memberikan informasi tambahan.
-
Simbol input/output
-
Simbol proses
- Simbol
garis arus
- Simbol
anotasi
·
Bagan Arus Analitik,
Dokumen, dan Distribusi Formulir
Flowchart
analitik, Flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan
untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini
dikelompokan dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan oleh
setiap entitas.
è Flowchart
analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun
teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan symbol yag dihubugkan
dengan garis.
--> Flowchart dokumen serupa dengan
format flowchart analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak disajikan
secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap
dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik
awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.
--> Diagram
distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam
sebuah organisasi. Formulir dapat digambarkan bentuk simbol atau deskripsi
kata-kata. Formulir digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan bergerak
secara horizontal keberbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir ke
berbagai unit organisasi
è --> Bagan
Arus Sistem Dan Program
Bagan arus sistem
digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan
keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus
sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi
pemrosesan yang rinci.
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.
b. Data
Flow Diagram
Diagram
aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan
komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan
data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi
simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa
lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada
pasangan yang logis data aliran diagram.
Tipe
dalam Data Flow Diagram
Konteks
diagram
Gambar
3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami pertama. Diagram konteks
adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke
dan dari entitas eksternal.
Mari
kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa istilah penting sistem. Pada
saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran
dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan
antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua
yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram
menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian dari
lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan.
Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada dalam
lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran
untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa
penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep
akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan
sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2 “pembayaran” dan “deposit”
adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga
merupakan antarmuka.
Data
Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar
sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran
data ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat
(misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang
mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana
oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu
kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan
toko” menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama
dengan menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang
tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil
(yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh
petugas penjualan.
Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata
benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data
ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari
66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis
dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru
penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box
entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan,
lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.
Data Flow
Diagram Logis
Data Flow Diagram Logis adalah
representasi bergambar dari sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan
aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem
informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis sistem – sistem tugas
yang melakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas
selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat
berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4,
dimana label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di
transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk check, uang tunai, kartu kredit,
atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah “ jurnal penjualan” file buku, kartu,
atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.
Apa yang kita tahu bahwa pelanggan
pembayaran diterima, diverifikasi untuk akurasi, tercatat dalam jurnal
penjualan, dan disimpan di bank. Jadi, DFD logis menggambarkan sistem kegiatan,
sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar
untuk memahami sistem yang benar.
Pada akhirnya, catatan bahwa proses
pada Gambar 3.4 dilabeli dengan kata yang menggambarkan tindakan yang dilakukan,
daripada dicap dengan kata benda yang kita lihat pada DFD fisik.
Gambar 3.4 adalah tingkatan atas
melihat lingkaran di Gambar 3.2 diagram konteks. Karena semua lingkaran
dalam Gambar 3.4 yang diikuti oleh titik desimal dan nol angka, diagram ini sering
disebut “tingkat 0” diagram. Anda harus menyadari bahwa masing-masing data
mengalir ke dalam dan keluar dari konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir
ke dan dari lingkaran dalam Gambar 3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran,
seperti “rekor penjualan”, yang adalah terkandung dalam lingkaran di Gambar
3.2). ketika dua DFD – dalam kasus ini, DFD seimbang. Hanya seimbang set DFD
(yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah benar.
Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami
telah “membuktikan tidak benar” konteks diagram pada Gambar 3.2 ke dalam
komponennya yang tingkat atas. Kita telah melihat dalam konteks lingkaran
diagram untuk melihat pembagian utama “proses penerimaan uang”. Subdivisi
berturut-turut, atau “meledak” dari logis DFD disebut atas ke bawah partisi
dan, ketika dilakukan dengan benar, mengakibatkan serangkaian seimbang DFD.
Kami akan menggunakan Gambar 3.5,
yang menggambarkan serangkaian generik DFD seimbang, belajar partisi dan
menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input
yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a).
Sekarang lihat pada bagian c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input
yang sama (A) dan keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus ada
karena diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian b.
Yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0. Akhirnya,
bagian e menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1. studi Gambar 3.5 dan
pastikan anda memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD. Sementara anda
belajar gambar, anda mungkin juga melihat konvensi digunakan untuk nomor
lingkaran di setiap tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul dalam konteks
diagram dan diagram level 0 tetapi tidak biasanya muncul dalam diagram di bawah
tingkat 0.
Top - down partisi DFD ini sering
dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berfikir tentang solusi
untuk masalah dana tentang desain sistem informasi. Pendekatan sistem meminta
kita untuk mempertimbangkan sistem secara keseluruhan yang terdiri dari
beberapa bagian yang saling berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita
kemudian menganalisis masalah atau sistem oleh membusuk sistem
Meskipun DFD Fisik demikian pula
dinomori, kami tidak menggunakan istilah “tingkat 0” bila merujuk kepada DFD
Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang lebih rendah.
(atau masalah situasi) cara Top -
down, mengungkapkan progresif, lebih detail. Setelah memulai dekomposisi kami
di bagian atas dengan pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan
mengakui hubungan.
--> Data Flow Diagram (Diagram aliran data)
(yaitu antar bagian) antara
bagian-bagian sistem, kita dapat melanjutkan secara teratur untuk memecahkan
masalah kita atau untuk merancang sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem
baru dengan menggunakan pendekatan sistem, kita kecualikan sistem baru secara
bersamaan untuk mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang
dinamis dari bagian.
Kami menggunakan DFD dalam dua cara
utama. Kita dapat menarik dua cara tersebut untuk mendokumentasikan sistem yang
ada, atau kita dapat membuat dua cara tersebut dari awal ketika mengembangkan
sistem pembangunan baru (bab 15-19). Dalam bagian ini, kami menjelaskan proses
untuk menurunkan satu set DFD dari sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada.
C.
Diagram IPO dan HIPO
Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh
personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang
digambarkan dalam Flowchart.
Bagan IPO menyajikan sangat sedikit
rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan
teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi.
Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki
masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan
yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat
kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.
Bagan HIPO (hierarchy plus
input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas
pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk
menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis
menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO
yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.
sumber :
